Não precisa adiar o começo do seu negócio

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Ontem, quarta-fera de cinzas,  saiu uma matéria na exame.com que me chamou  atenção, pois tem uma grande relação com o meu momento profissional de análise de negócios.  Trata-se de 7 desculpas que só adiam o começo do seu negócio, artigo interessante para a atualidade em que muitos pensam na abertura de um negócio próprio após uma demissão.  Isto faz-me sentir bastante útil, pois como autônomo tenho auxiliado pessoas e empresas a iniciarem ou mudarem de negócio através de uma metodologia consistente de análise de negócio. Usando esta ferramenta, as “7 desculpas” apresentadas e outros itens são analisados criteriosamente junto com  o candidato a empreendedor:

1. “Não tenho dinheiro para abrir meu negócio”

2. “Estou esperando aquela grande ideia aparecer”

3. “Vou deixar para abrir o negócio depois. Tenho uma vida confortável”

4. “Não tenho tempo para isso agora”

5. “A burocracia não me deixa começar”

6. “Os impostos e os juros são muito altos”

7. “É muito difícil arranjar bons empregados”

A análise de negócio é resumidamente  uma comparação dos requisitos necessários  para o negócio com a situação atual do empreendedor e da oportunidade. Uma das entregas é o plano de ações para atender os gapsidentificados. Um pouco mais de informações pode ser lido em O que é análise de negócio?. Com esta metodologia adotada, “as desculpas” acima são avaliadas para que possam ser contornadas e viabilizar o negócio proposto.

É desta maneira que a Gestão de Projeto na Prática vem atuando: pensando junto com o empreendedor e  fazendo, muitas vezes, o que ele ou ela tem capacidade de fazer, mas não tem tempo para se dedicar. Tratamento de assuntos burocráticos, ou seja aqueles documentos e regulamentações necessários, e busca dos melhores financiamentos são  exemplos de como podemos ajudar.

Foi com grande satisfação que começamos alguns destes trabalhos no final de 2015.  Atualmente já temos um plano aprovado pelo cliente e em execução sob a nossa coordenação.  Tratamos  a implementação ou otimização de um negócio como um projeto, onde passa previamente pela análise de negócio, a fim de reduzir os riscos comerciais, e somente iniciamos com a aprovação do nosso cliente, que chamamos de patrocinador ou sponsor.

Quer começar um novo negócio e não tem tempo ou não sabe como fazer? Podemos te ajudar a avaliar, decidir, planejar, executar a abertura do negócio – que tratamos como um projeto – e até o acompanhamento e administração por um período acordado. Dessa forma, não precisa adiar o começo do seu negócio.

 

O que é análise de negócio?

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Várias pessoas confundem  os termos análise de negócio ou business analysis, análise de mercado, plano de negócio e o próprio projeto para viabilização do negócio em si e estão sempre me perguntando sobre as diferenças.  Na verdade, estas são atividades bem diferentes, mas que muitas empresas tendem a tratar juntas e sob a responsabilidade de um mesmo cargo: gerente de projeto ou de negócio – o que não é errado, mas necessita de um profissional com muita experiência.

A análise de negócio e análise de mercado são etapas preliminares e estas irão fornecer a base para o escopo do projeto. Todo projeto somente deveria iniciar com uma boa análise de mercado e de negócio iniciadas, porém devido a pressão comercial, isto nem sempre ocorre na prática.

A análise de negócio é bem praticada pelos profissionais de TI e consiste  em várias etapas que podem diferenciar segundo a metodologia aplicada. Em geral, são atividades de avaliação do ambiente interno e externo. Tudo pode iniciar com uma identificação da oportunidade e da situação que se têm. Com estas definidas, deve-se ter claramente os objetivos corporativos ou pessoais, a depender se é pessoa jurídica ou física respectivamente, e os aspectos internos: forças motrizes que sustentam a oportunidade e as fraquezas. Os aspectos externos que devem ser avaliados são as possíveis ameaças, oportunidades  e uma análise do mercado – que faz parte de uma boa análise de negócio – com a avaliação dos possíveis concorrentes na área, possíveis fornecedores e, principalmente, os potenciais clientes e seus requisitos.

Com os aspectos internos e externos levantados, podemos compará-los e levantar as necessidades de capacitação para agregar valor a oportunidade – realçando as forças e compensando as fraquezas – e a identificação dos gaps, ou seja, de quanto se está distanciado do que foi levantado como necessário. Na verdade, é uma análise SWOT do negócio com um plano de ações.

As mudanças mandatórias para a oportunidades são transformadas em recomendações, como por exemplo a necessidade de uma logística especializada. Cada recomendação pode ter várias alternativas e estas devem ser identificadas juntamente com suas premissas, com as restrições impostas e com os riscos e respectivas mitigações ou contingências. Vejam abaixo um exemplo modificado e simplificado de um caso real de estudo de alternativas para uma necessidade que precisava ser suprida: logística especializada.

Esta análise de negócio foi realizada pela Gestão de Projeto na Prática e, para este gap, optou-se, junto com o patrocinador, por uma fusão de alternativas.

Após as definições e seleção das alternativas, são montados diversos cenários com as melhores opções. Deve ser alinhado com os patrocinadores da ideia quais destes cenários devem ser usados para uma análise financeira mais detalhada, que deve ser executada com as premissas e riscos levantados anteriormente. Pode ser escolhido somente um cenário que será o recomendado após a confirmação pela análise financeira. Se necessário, pode-se usar uma árvore de decisão para a escolha do melhor cenário ou rota. O resultado final é um business case ou plano de negócio, com os objetivos, requisitos, principais riscos, estimativa de cronograma, custo e outras informações obtidas e, então usado para o início do projeto.

Numa próxima publicação, mostrarei a minha visão da relação de análise de negócio com a gestão de projeto e como as duas atividades devem caminhar de forma sincronizada.

#GPP 5 – Diagramas e gestão de projeto

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Diagramas –  O uso destas  representações visuais estruturadas e simplificadas de um determinado conceito ou ideia é muito útil e eficiente para a gestão e o entendimento destes.  Considero o uso de diagramas como a base para o planejamento de um projeto. Desta forma, o gestor ou qualquer pessoa consegue visualizar rapidamente qualquer item do projeto e ter o domínio completo. A maior parte das ferramentas de gestão de projeto refere-se ao uso de diagramas e esquemas.

Uma das formas mais usadas para a diagramação de idéias é o mapa mental, onde um conceito é expandido em vários itens que podem também ser subdivididos. Este mapa pode ser usado para qualquer ideia, conceito ou projeto, onde deseja entender melhor os  itens e subitens que fazem parte. Segue um exemplo abaixo para um projeto:

 

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Com um diagrama tipo o mapa mental pode-se ter um domínio de todo o projeto ou conceito de forma simplificada. Recomenda-se a prática do mapa mental ou outra forma de diagrama nas atuações mais complexas, sendo profissionais ou pessoais.

Na gestão de projetos há diversos diagramas específicos que podem ser usados junto com uma metodologia.  Nas próximas publicações veremos ferramentas como Estrutura Analítica de Projeto e Árvore de Decisão, que usam diagramas com regras na sua utilização.

#GPP 4 – Uso da lógica em projetos 2

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Esta publicação é continuação de #GPP 3 – Uso da lógica em projetos 1.

A correlação dos itens entre eles e com o objetivo final a ser alcançado é o principal fator para um bom entendimento pelo proprietário da ideia e para quem está recebendo a informação. Os programadores usam muito bem a lógica nos desenvolvimentos de softwares, onde tudo deve estar correlacionado para atingir o objetivo final do produto, mas fico em dúvida se usam esta mesma lógica nas suas comunicações corporativas. Artistas e inventores muitas vezes têm esta dificuldade de organizar suas ideias e colocam elas do jeito que aparecem nas suas mentes e então podem não ser compreendidas. A ideia precisa ser estruturada para uma boa comunicação e para um melhor aproveitamento pelo próprio autor.

Num exemplo prático, pode-se conseguir um investimento em estudos caros em centros de pesquisas internacionais para um projeto,  usando apenas a lógica dose -> então , mostrando que aquilo é fundamental para alcançar o objetivo do projeto e o conhecimento está fora do país e se não fizer aquele estudo fora do país, iríamos tentar “reinventar a roda”, então pode demorar muito tempo fazendo internamente, mostrando claramente este risco.

Acredito que com estes ensinamentos básicos e a prática, consegue-se iniciar uma boa estruturação de suas ideias e ações. Penso que o uso da lógica não deve ser novidade para muita gente, mas tem que ser colocado em prática no dia a dia. Chamo a atenção que a lógica não se resume a relações tipo se -> então, há muitos outros tópicos que devem ser estudados para o desenvolvimento de sua utilização, mas não precisa virar um filósofo nem usar os termos citados nos livros especializados, basta apenas usar os conceitos apresentados. Nas próximas publicações comentarei sobre a elaboração de diagramas e uso de metodologias disponíveis para estruturação. 

#GPP3 – Lógica

Embora a lógica deva ser aplicada na estruturação de uma ideia ou de um projeto, uma situação bastante comum ocorre com frequência :  o dono de uma ideia costuma incluir  itens que ele julga importantes mas que não têm relação direta com o que ele está querendo apresentar ou com o objetivo a ser atingido – portanto, tais itens são desnecessários.  A estruturação da ideia começa com aquela lógica se -> então :  tudo deve estar correlacionado e precisa ter uma razão para estar ali. Esta informação vale para tudo, inclusive para a Arte. . Nas oficinas de dramaturgia, para escrita de textos teatrais, aprendi que tudo que está numa peça de teatro deve ter um motivo na trama; não pode-se colocar uma cena apenas para “encher linguiça”. A correlação dos itens com o objetivo final a ser alcançado é o principal fator para um bom entendimento entre o proprietário da ideia e quem está recebendo a informação.

(continua)